La soumission est souvent le premier vrai contact entre votre entreprise et un client. Avant même de voir votre travail, il voit votre document : la clarté de votre description, la logique de votre prix, la rapidité de votre réponse. Une bonne soumission vend le projet; une mauvaise vous fait perdre le contrat, ou pire, vous fait gagner un contrat qui n'est pas rentable.
Ce guide s'adresse aux entrepreneurs en construction, en rénovation et en services résidentiels au Québec. Il couvre toutes les étapes : ce que la soumission doit contenir, comment mesurer et calculer votre prix, comment la présenter, l'envoyer, faire le suivi et obtenir la signature et le dépôt. À la fin, vous trouverez une liste de vérification à garder sous la main.
Ce qu'une soumission de construction doit contenir
Une soumission complète protège autant le client que l'entrepreneur. Plus elle est précise, moins il y a de place pour les malentendus, les extras contestés et les discussions difficiles en fin de chantier. Voici les éléments à ne jamais oublier.
1. Vos coordonnées et votre numéro de licence RBQ
Nom légal de l'entreprise, adresse, téléphone, courriel, et vos numéros de TPS et de TVQ. Si vous êtes titulaire d'une licence de la Régie du bâtiment du Québec, indiquez votre numéro de licence RBQ sur la soumission : c'est attendu sur ce type de document et c'est aussi un signal de sérieux pour le client, qui peut le vérifier en ligne.
2. Les informations du client et du chantier
Nom du client, coordonnées et adresse exacte des travaux (qui n'est pas toujours celle du client). Ajoutez un numéro de soumission et la date d'émission pour retrouver facilement le document plus tard.
3. Une description détaillée des travaux
Décrivez ce qui sera fait, avec quels matériaux (marque, modèle, couleur, épaisseur lorsque c'est pertinent) et selon quelle méthode. « Refaire l'entrée » ne suffit pas; « excavation sur 30 cm, fondation de pierre concassée compactée, pose de pavé de marque X, couleur Y, sur 60 m² » ne laisse aucune place à l'interprétation.
4. Les quantités, les prix et les taxes
Présentez les quantités et les unités (m², pi², mètres linéaires, heures), le sous-total, puis la TPS et la TVQ calculées séparément, et le total. Le client doit pouvoir comprendre d'où vient le montant final sans vous appeler.
5. L'échéancier
Date de début prévue, durée estimée et conditions qui peuvent la faire varier (météo, livraison des matériaux, permis municipal). Un échéancier réaliste vaut mieux qu'une promesse que vous ne pourrez pas tenir.
6. Les modalités de paiement
Montant et échéance du dépôt, paiements d'étape s'il y a lieu, solde à la fin des travaux, modes de paiement acceptés. Tout ce qui touche l'argent doit être écrit noir sur blanc.
7. Les exclusions, les options et les conditions
Ce qui n'est pas inclus (permis, disposition des débris, réparation du terrain, déplacement de meubles) est aussi important que ce qui l'est. Précisez comment les travaux supplémentaires seront autorisés et facturés, ainsi que vos garanties.
8. La date de validité et l'espace d'acceptation
Indiquez jusqu'à quand le prix tient et prévoyez un endroit clair pour l'acceptation du client, idéalement une signature électronique. Pour les travaux résidentiels, rappelez-vous que la Loi sur la protection du consommateur encadre certains contrats, notamment ceux conclus au domicile du client, avec des exigences d'écrit et un délai d'annulation. Informez-vous auprès de l'Office de la protection du consommateur pour connaître les règles qui s'appliquent à votre situation.
Mesurer avec précision
Une erreur de mesure se transforme directement en erreur de prix. Trop court, vous perdez de l'argent; trop large, vous perdez le contrat. La précision des mesures est la fondation de toute soumission rentable.
1. Sur place : une méthode constante
Quand vous mesurez sur le chantier, suivez toujours la même séquence, prenez des photos de chaque zone et notez les obstacles (arbres, pentes, accès difficile pour la machinerie, entrées électriques). Ces détails influencent le temps de travail autant que les dimensions.
2. La mesure à distance par images satellites
Pour beaucoup de travaux extérieurs, vous n'avez plus besoin de vous déplacer pour obtenir les longueurs, les périmètres et les surfaces. Avec la prise de mesure à distance de PlanOps, vous entrez l'adresse du client, la vue satellite s'ouvre et vous tracez directement les zones à mesurer, même les formes irrégulières : entrée d'auto, cour, terrain à gazonner, tracé de clôture, zone d'excavation.
Vous gagnez les heures de route, vous répondez plus vite et vous réservez vos déplacements aux clients sérieux. Notre article sur les mesures à distance en construction explique le processus étape par étape.
3. Prévoir les pertes et documenter vos hypothèses
Ajoutez un pourcentage de perte adapté au matériau (coupes, bris, chevauchements) plutôt que de commander au mètre carré près. Si vous avez mesuré à distance, écrivez dans la soumission sur quoi repose votre prix (par exemple : « sol stable, aucun roc ») et ce qui se passe si la réalité est différente.
Établir le bon prix
Un prix gagnant n'est pas le prix le plus bas : c'est un prix que le client comprend et qui laisse un profit réel à votre entreprise. Il se construit en quatre couches.
1. Les matériaux
Partez des quantités mesurées, ajoutez les pertes, puis utilisez des prix fournisseurs récents. N'oubliez pas la livraison, la location d'équipement, les conteneurs et la disposition des débris, qui grugent souvent la marge sans qu'on s'en rende compte.
2. La main-d'œuvre
Estimez les heures par tâche, puis multipliez par le coût réel de chaque heure : salaire, mais aussi charges sociales, vacances, avantages et temps de déplacement. Si vos travaux sont assujettis à la réglementation de la Commission de la construction du Québec (CCQ), vos taux doivent respecter les salaires et conditions prévus pour le secteur visé. Votre coût horaire réel est presque toujours plus élevé que le salaire affiché.
3. Les frais généraux
Camions, assurances, téléphones, logiciels, comptabilité, bureau, temps passé à faire des soumissions qui ne signent pas : ces coûts n'appartiennent à aucun chantier, mais chaque chantier doit en payer sa part. Calculez vos frais généraux annuels et répartissez-les sur vos heures facturables ou votre chiffre d'affaires prévu.
4. La marge bénéficiaire : majoration ou marge?
C'est la source d'erreur la plus fréquente. La majoration (markup) est un pourcentage ajouté sur vos coûts. La marge est le pourcentage du prix de vente qui reste en profit. Les deux ne donnent jamais le même chiffre.
Exemple simplifié (chiffres fictifs, à titre d'illustration seulement)
| Matériaux (pertes incluses) | 6 000 $ |
| Main-d'œuvre (60 h × 50 $/h) | 3 000 $ |
| Part des frais généraux | 1 000 $ |
| Coût total du projet | 10 000 $ |
| Prix avec une majoration de 25 % | 12 500 $ → marge réelle de 20 % |
| Prix pour une marge réelle de 25 % | 10 000 $ ÷ (1 − 0,25) ≈ 13 333 $ |
Dans cet exemple, ajouter 25 % sur les coûts donne un profit de 2 500 $ sur un prix de 12 500 $, soit une marge de 20 %, pas 25 %. Pour obtenir une vraie marge de 25 %, il faut diviser le coût par 0,75. Sur une année complète, cette différence de quelques points peut représenter des milliers de dollars.
Pour tester vos propres chiffres, utilisez notre calculateur de rentabilité gratuit. Les taxes (TPS et TVQ) s'ajoutent ensuite au prix de vente; elles ne font pas partie de votre marge.
Une fois vos prix unitaires établis, enregistrez-les dans un barème. Avec PlanOps, vos tarifs configurés une fois s'appliquent automatiquement à vos mesures et les taxes sont ajoutées pour vous : moins de calculs manuels, moins d'erreurs.
Présenter une soumission professionnelle
À prix comparable, le client choisit souvent l'entrepreneur qui lui inspire le plus confiance. La présentation de votre soumission y contribue directement.
1. Une image cohérente
Votre logo, vos couleurs, une mise en page propre et la même structure d'une soumission à l'autre. Une soumission griffonnée ou un simple courriel avec un montant donne l'impression d'un travail improvisé, même si vous êtes excellent sur le chantier.
2. Des sections claires et un langage simple
Regroupez les travaux par sections (préparation, travaux principaux, finition), évitez le jargon inutile et mettez le total en évidence. Le client doit pouvoir lire votre soumission en deux minutes et savoir exactement ce qu'il achète.
3. Offrir des options
Proposer deux ou trois options (par exemple une version de base et une version améliorée) déplace la question de « est-ce que je fais affaire avec lui? » vers « quelle option je choisis? ». Le module de soumission PlanOps vous permet de personnaliser vos sections, vos conditions et vos options à votre image.
Envoyer rapidement et faire le suivi
Un client qui demande une soumission en demande généralement plusieurs. L'entrepreneur qui répond vite, avec un document clair, part avec une longueur d'avance, pendant que l'intérêt du client est encore à son maximum.
1. Réduire le délai entre la visite et l'envoi
Idéalement, la soumission part le jour même ou le lendemain. Des modèles prêts à l'emploi, un barème de prix à jour et la mesure à distance permettent de soumissionner entre deux chantiers plutôt que le soir à la table de cuisine.
2. Savoir où en est votre soumission
Avec un suivi du statut (envoyée, ouverte, acceptée), vous savez si le client a lu votre document avant de le relancer. Une soumission ouverte plusieurs fois, c'est souvent le bon moment pour appeler.
3. Un suivi structuré, pas improvisé
Planifiez vos relances : un appel ou un message quelques jours après l'envoi pour répondre aux questions, puis un rappel avant la date d'expiration. Notez chaque échange dans la fiche du client.
Un CRM pour entrepreneurs centralise vos prospects, vos notes et vos rappels dans un entonnoir de vente visuel, pour qu'aucune soumission ne tombe entre deux chaises.
Signature électronique et dépôt
Une soumission acceptée verbalement n'est pas une soumission signée. Plus le chemin entre « oui » et la signature est court, moins le client a le temps de changer d'idée.
1. Faire signer en ligne
La signature électronique permet au client d'accepter votre soumission directement depuis son courriel, sur son téléphone, sans imprimer ni numériser quoi que ce soit. Avec PlanOps, vous êtes avisé dès la signature et le document se range automatiquement dans le dossier du client.
2. Exiger un dépôt
Le dépôt confirme l'engagement du client et couvre une partie des matériaux à commander. Indiquez son montant et son échéance dans la soumission. Pour les contrats conclus au domicile du client, des règles particulières peuvent s'appliquer au moment où un paiement peut être perçu : vérifiez-les auprès de l'Office de la protection du consommateur.
3. Facturer par étapes pour les gros projets
Pour les projets plus longs, prévoyez des paiements d'étape liés à l'avancement des travaux. Le module de facturation PlanOps applique automatiquement le dépôt au solde du client et permet la facturation progressive, ce qui garde votre trésorerie positive tout au long du chantier.
Les erreurs fréquentes à éviter
Ces erreurs reviennent constamment, autant chez les nouveaux entrepreneurs que chez ceux qui ont des années d'expérience.
1. Une description trop vague
Sans détails sur les matériaux et la méthode, le client compare des pommes et des oranges, et la discussion sur les extras commence dès le premier jour.
2. Confondre majoration et marge
Ajouter 20 % sur les coûts ne donne pas 20 % de marge. Revoyez l'exemple plus haut et ajustez vos calculs.
3. Oublier les coûts invisibles
Déplacements, disposition des débris, location d'équipement, frais généraux : ce qui n'est pas dans la soumission sort de votre poche.
4. Ne pas écrire les exclusions
Ce que vous n'avez pas exclu par écrit, le client peut considérer que c'était inclus.
5. Envoyer trop tard
Une soumission envoyée une semaine après la visite arrive souvent après celle d'un compétiteur.
6. Ne jamais relancer
Beaucoup de clients ne disent pas non : ils oublient simplement de répondre. Un suivi poli et planifié fait partie du travail.
7. Commencer sans signature ni dépôt
Une entente verbale ne vous protège pas en cas de désaccord sur le prix ou la portée des travaux.
Liste de vérification avant d'envoyer votre soumission
Passez cette liste en revue avant chaque envoi. Vous pouvez l'imprimer ou l'intégrer à vos modèles.
Informations
- Nom légal, coordonnées, numéros de TPS et de TVQ
- Numéro de licence RBQ (s'il y a lieu)
- Nom du client et adresse exacte du chantier
- Numéro de soumission et date d'émission
Travaux et prix
- Description détaillée des travaux, matériaux et méthodes
- Quantités et unités vérifiées (pertes incluses)
- Main-d'œuvre calculée au coût horaire réel
- Frais généraux et marge calculés correctement
- Sous-total, TPS, TVQ et total clairement séparés
- Options présentées séparément
Conditions
- Exclusions écrites
- Procédure pour les travaux supplémentaires
- Échéancier et conditions qui peuvent le modifier
- Dépôt, paiements d'étape et solde
- Garanties offertes
- Date de validité de la soumission
Envoi et suivi
- Signature électronique activée
- Soumission envoyée dans les 24 à 48 heures suivant la demande
- Relances planifiées dans votre agenda ou votre CRM
Questions fréquentes
Combien de temps une soumission de construction devrait-elle rester valide?
Il n'existe pas de durée universelle. Beaucoup d'entrepreneurs choisissent une période de 15 à 30 jours, parce que le prix des matériaux et la disponibilité des équipes changent. L'important est d'inscrire une date d'expiration claire sur la soumission et d'indiquer qu'au-delà de cette date, le prix pourra être révisé.
Est-ce que je dois facturer pour faire une soumission?
C'est un choix d'affaires. Pour les petits travaux, la soumission est généralement gratuite. Pour les projets complexes qui demandent des plans, des relevés détaillés ou plusieurs rencontres, certains entrepreneurs facturent des frais d'estimation qu'ils créditent ensuite sur le contrat si le client accepte. Annoncez-le avant de commencer le travail d'estimation.
Quelle est la différence entre une soumission et un contrat?
La soumission est une offre : elle décrit les travaux, le prix et les conditions que vous proposez. Une fois acceptée et signée par le client, elle peut servir de base au contrat, à condition de contenir les éléments essentiels (parties, travaux, prix, échéancier, modalités de paiement). Pour les travaux résidentiels, un contrat écrit est fortement recommandé et, dans certaines situations, exigé par la Loi sur la protection du consommateur. En cas de doute, validez vos documents auprès de l'Office de la protection du consommateur ou d'un juriste.
Peut-on faire une soumission sans se déplacer sur le chantier?
Oui, pour plusieurs types de travaux extérieurs (pavé, asphalte, gazon, clôture, excavation, aménagement), la prise de mesure à distance à partir d'images satellites permet d'obtenir les longueurs et les surfaces nécessaires. Précisez alors vos hypothèses dans la soumission et prévoyez une validation sur place avant le début des travaux pour les éléments qu'on ne voit pas d'en haut, comme l'état du sol ou les obstacles cachés.
Quel montant de dépôt demander?
Il n'y a pas de règle unique : le dépôt dépend surtout du coût des matériaux à commander et de la durée du projet. Ce qui compte, c'est d'en indiquer le montant et l'échéance clairement dans la soumission. Si le contrat est conclu chez le client, des règles particulières peuvent encadrer la perception d'un paiement avant la fin du délai d'annulation; vérifiez votre situation auprès de l'Office de la protection du consommateur.
Faire tout ça plus vite avec PlanOps
PlanOps réunit chaque étape de ce guide dans un seul logiciel conçu pour les entrepreneurs d'ici : mesure à distance à partir d'images satellites, calcul automatique du prix selon votre barème, soumissions personnalisées à votre image, suivi du statut en temps réel, signature électronique, puis dépôt et facturation progressive une fois le contrat signé.
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Découvrir le module de soumissionCe guide est fourni à titre informatif seulement et ne constitue pas un avis juridique ou fiscal. Les règles applicables peuvent changer; vérifiez-les auprès des organismes concernés (RBQ, OPC, CCQ, Revenu Québec) ou d'un professionnel.
