PlanOps vs Excel : quand passer du papier et des tableurs à un logiciel?

Le vrai coût des processus manuels pour un entrepreneur

La plupart des entrepreneurs commencent avec ce qu'ils ont sous la main : un fichier Excel pour les soumissions, un agenda papier, des feuilles de temps remplies à la fin de la semaine et beaucoup de textos. Au début, ça fonctionne très bien.

Puis l'entreprise grandit. Les prospects arrivent de plusieurs sources, les équipes se multiplient et les fichiers aussi. Le temps passé à recopier, chercher et relancer finit par coûter plus cher qu'on le pense, même s'il n'apparaît sur aucune facture.

Cette page compare honnêtement Excel et le papier à un logiciel tout-en-un comme PlanOps, pour vous aider à savoir si le moment est venu de faire le saut.

Comparatif en un coup d'œil

Comparaison de PlanOps avec une gestion sur Excel et papier
Critère	PlanOps	Excel et papier
Coût direct	À partir de 198,95 $/mois, engagement de 12 mois; mise en place à partir de 650 $	Faible, souvent déjà payé si vous avez le logiciel
Prise en main	Formation complète et accompagnement inclus à l'implantation	Outil familier pour la plupart des gens
Prospects	Entrée automatique des prospects web et Meta dans le CRM	Saisie manuelle à partir des courriels, appels et messages
Soumissions	Modèles à votre image, signature électronique, statut ouvert ou accepté	Gabarit à copier, envoi par courriel, signature à récupérer à la main
Prise de mesure	Mesures à partir d'images satellites	Déplacement sur place ou outils séparés
Horaire des équipes	Agenda partagé; chaque employé voit son horaire sur son téléphone	Fichier ou tableau à tenir à jour et à partager à la main
Heures travaillées	Punch géolocalisé et rapport hebdomadaire automatique	Feuilles de temps à remplir, à recueillir et à compiler
Facturation	Dépôts, facturation progressive, état de compte, synchronisation QuickBooks	Factures préparées à la main, puis ressaisies en comptabilité
Accès sur le terrain	Application iOS et Android	Selon votre façon de partager les fichiers
Sauvegarde des données	Hébergement sécurisé au Canada avec sauvegardes automatiques	Dépend de vos propres sauvegardes

Prix PlanOps hors taxes, tels qu'affichés sur notre page Tarifs.

Le vrai coût d'Excel : votre temps

Excel ne coûte presque rien en licence. Son coût réel se cache ailleurs : dans les heures passées à recopier les mêmes informations à plusieurs endroits. Le nom du client est tapé dans la soumission, puis dans l'agenda, puis dans la facture, puis dans le logiciel comptable. Chaque étape prend quelques minutes, et ces minutes se répètent pour chaque client, chaque semaine.

Faites l'exercice pour votre entreprise : notez pendant une semaine le temps consacré à la saisie, à la recherche de documents, à la compilation des feuilles de temps et aux relances. Multipliez ce temps par votre taux horaire ou par celui de la personne qui s'en occupe. Vous aurez une estimation concrète, basée sur vos propres chiffres, à comparer au prix d'un logiciel.

Les risques cachés : oublis, versions et données

Avec des fichiers et du papier, un prospect qui écrit un soir de semaine peut facilement tomber entre deux chaises. Une soumission envoyée sans suivi peut être oubliée. Deux personnes peuvent modifier deux versions différentes du même fichier, et l'équipe sur le chantier n'a pas toujours la dernière.

Il y a aussi la question des données : si tout repose sur un ordinateur portable ou un cartable, une panne, un vol ou un dégât d'eau peut faire disparaître votre historique client. Dans PlanOps, les données sont hébergées sur des serveurs sécurisés au Canada, avec chiffrement SSL et sauvegardes automatiques.

Ce qu'Excel fait bien

Soyons honnêtes : Excel est un excellent outil. Il est flexible, vous le connaissez déjà et il ne demande aucun engagement. Pour un travailleur autonome qui fait quelques contrats par mois, un bon tableur peut suffire pendant longtemps.

Le problème n'est pas Excel en soi, mais le fait de l'utiliser comme système de gestion complet alors qu'il n'a pas été conçu pour ça : il ne reçoit pas vos prospects, n'envoie pas de rappels, ne fait pas signer de soumissions et ne dit pas à vos employés où aller demain matin.

Comment faire la transition

Passer à un logiciel n'a pas à se faire du jour au lendemain. Avec PlanOps, notre équipe vous accompagne dans la mise en place et offre une formation complète lors de l'implantation. Commencez par les étapes qui vous font perdre le plus de temps, souvent la gestion des prospects et les soumissions, puis ajoutez l'agenda, le punch et la facturation.

Vos employés utilisent l'application mobile pour voir leur horaire, pointer et prendre des photos. Vos factures se synchronisent avec QuickBooks, pour éviter la double saisie avec votre comptable.

En savoir plus : CRM Soumissions Agenda Facturation

Quand choisir PlanOps

Vous avez déjà perdu un prospect ou oublié de relancer une soumission.
Vous avez au moins une équipe sur la route et l'horaire change souvent.
Vous passez vos soirées ou vos fins de semaine à faire de l'administration.
Vous recopiez les mêmes informations dans plusieurs fichiers et dans votre comptabilité.
Vous voulez voir l'état de vos ventes et de vos chantiers en un coup d'œil.

Quand rester avec Excel et le papier

Vous travaillez seul et réalisez peu de contrats par mois.
Vos clients reviennent surtout par le bouche-à-oreille et vous les suivez facilement de mémoire.
Vous n'avez pas d'employés à planifier ni d'heures à compiler.
Votre processus actuel ne vous fait pas perdre de temps ni de contrats.

Questions fréquentes

Excel n'est-il pas suffisant pour une petite entreprise?

Pour un travailleur autonome avec peu de contrats, Excel peut très bien suffire. Il devient limitant quand les prospects arrivent de plusieurs sources, quand vous avez des employés à planifier ou quand vous recopiez les mêmes informations à plusieurs endroits.

Comment savoir si PlanOps sera rentable pour moi?

Mesurez pendant une semaine le temps consacré à la saisie, aux relances, aux feuilles de temps et à la facturation, puis multipliez-le par votre taux horaire. Ajoutez la valeur des contrats que vous avez perdus faute de suivi. Comparez ce total au forfait PlanOps qui correspond à votre équipe, à partir de 198,95 $/mois.

Est-ce compliqué de passer d'Excel à PlanOps?

Notre équipe vous accompagne dans la mise en place et offre une formation complète lors de l'implantation, puis un support continu en français. Vous pouvez commencer par les modules qui vous font gagner le plus de temps.

Mes données sont-elles plus en sécurité dans PlanOps que dans un fichier?

Vos données PlanOps sont hébergées sur des serveurs sécurisés au Canada, avec chiffrement SSL et sauvegardes automatiques. Avec des fichiers locaux, la sécurité dépend entièrement de vos propres sauvegardes.