La job est finie, le client est content. Il reste juste à envoyer la facture. Et c'est souvent là que ça bloque. Un entrepreneur nous l'expliquait franchement :
« J'ai souvent du retard dans mes factures parce qu'il faut que je les fasse le soir, avec les enfants. Quasiment un mois de retard. »
Une facture en retard, c'est de l'argent qui dort. Une facture incomplète, c'est pire : elle peut être refusée par un client commercial ou vous mettre en défaut auprès de la RBQ. Voici exactement ce qui doit apparaître sur une facture de construction au Québec, comment calculer la TPS et la TVQ, et comment vous faire payer plus vite.
Les mentions à inclure sur une facture de construction
Une bonne facture répond à toutes les questions du client avant qu'il les pose. Voici ce qu'elle doit contenir.
Vos coordonnées et votre licence RBQ. Le nom de votre entreprise, son adresse et votre numéro de téléphone. Et surtout votre numéro de licence. La Régie du bâtiment du Québec est claire : il est obligatoire de l'inscrire sur vos estimations, vos soumissions, vos contrats, vos états de compte et vos factures, sous la forme « Licence RBQ : XXXX-XXXX-XX ».
Un numéro de facture unique et la date. Numérotez vos factures en ordre, sans trou. Ça simplifie votre comptabilité et vos suivis.
Les coordonnées du client et l'adresse du chantier. Surtout si le client a plusieurs propriétés ou si c'est une entreprise.
La description des travaux. Ce qui a été fait, les quantités et le prix de chaque élément. Plus c'est clair, moins vous recevrez d'appels pour vous faire demander « c'est quoi, cette ligne-là ? ».
Le sous-total, les taxes et le total. La TPS et la TVQ séparées, avec vos numéros d'inscription.
Les dépôts reçus et le solde. Si le client a versé un dépôt à la signature, indiquez-le pour qu'il voie clairement ce qui reste à payer.
Les modalités de paiement. La date d'échéance et les moyens de paiement acceptés (virement, chèque, carte de crédit).
TPS et TVQ : ce que la loi exige selon le montant
Au Québec, vous facturez la TPS à 5 % et la TVQ à 9,975 %. Pour que vos clients entreprises puissent réclamer leurs crédits de taxe, la facture doit contenir certains renseignements, qui augmentent selon le montant. Le règlement fédéral sur les renseignements nécessaires à une demande de crédit de taxe prévoit trois paliers :
Montant totalRenseignements exigésMoins de 100 $Nom de votre entreprise, date de la facture, montant totalDe 100 $ à 499,99 $Tout ce qui précède, plus votre numéro d'inscription aux taxes et le montant de la taxe (ou une mention que la taxe est incluse)500 $ et plusTout ce qui précède, plus le nom du client, les modalités de paiement et une description suffisante de chaque élément
En construction, la plupart des factures dépassent 500 $. Prenez donc l'habitude d'inclure tous ces renseignements, chaque fois. Revenu Québec, qui administre la TPS et la TVQ au Québec, publie aussi un guide sur la préparation des factures.
Exemple de calcul
Pour des travaux de 10 000 $ avant taxes :
Sous-total: 10 000,00 $
TPS (5 %) 500,00 $
TVQ (9,975 %) 997,50 $
Total: 11 497,50 $
Les deux taxes se calculent toutes les deux sur le montant avant taxes. On ne calcule pas la TVQ sur la TPS.
Et si vous êtes un petit fournisseur ?
Si vos ventes taxables ne dépassent pas 30 000 $ sur quatre trimestres consécutifs, vous n'êtes généralement pas obligé de vous inscrire aux taxes. Dans ce cas, vous ne facturez ni TPS ni TVQ. Dès que vous dépassez ce seuil, l'inscription devient obligatoire. Votre comptable peut vous confirmer le bon moment.
Facture finale, dépôt ou facturation progressive ?
Pour une petite job, une seule facture à la fin suffit. Pour un projet de plusieurs semaines, attendre la fin pour facturer, c'est financer les travaux de votre client avec votre propre argent.
Les deux pratiques les plus courantes : demander un dépôt à la signature de la soumission, puis facturer par étapes (par exemple après la démolition, après la structure, à la livraison). Indiquez ces étapes dès la soumission. Le client sait à quoi s'attendre, et vous gardez votre fonds de roulement en santé.
Écrivez vos conditions dès la soumission
Une facture se passe bien quand tout a été dit avant les travaux. C'est pourquoi plusieurs entrepreneurs ajoutent leurs conditions directement dans la soumission. Prenez une entreprise de peinture : une fois la peinture commandée et teintée, elle ne peut pas être retournée. Si le client change d'idée sur la couleur, il y a des frais. Si c'est écrit dans la soumission qu'il a signée, la discussion est réglée d'avance.
Voici les conditions qu'on voit le plus souvent :
Le dépôt : le montant, quand il est demandé et s'il est remboursable ou non.
Les changements après la commande : couleur, modèle ou matériaux spéciaux déjà commandés entraînent des frais.
Les extras : tout travail non prévu doit être ajouté par écrit et approuvé par le client avant d'être fait.
La météo et les délais : les travaux extérieurs peuvent être reportés en cas de pluie, et les dates sont des estimations.
Ce que le client doit préparer : déplacer les meubles, dégager l'entrée, donner accès à l'eau et à l'électricité.
La garantie : ce qui est couvert, et pour combien de temps.
Le paiement : l'échéancier, les moyens de paiement acceptés et les frais en cas de retard.
Quand le client signe la soumission, il accepte aussi ces conditions. Si un désaccord survient au moment de facturer, vous avez un document clair sur lequel vous appuyer. Pour des conditions qui protègent vraiment votre entreprise, faites-les relire une fois par un juriste, puis réutilisez-les sur toutes vos soumissions.
Les erreurs qui retardent vos paiements
Facturer en retard. Plus la facture arrive tard, plus le client la repousse. Un entrepreneur en services nous racontait qu'il passait « deux, trois heures toutes les fins de semaine » à faire sa facturation. C'est du temps que vous ne passez ni sur les chantiers, ni avec votre famille.
Retaper la soumission. Quand la facture est refaite à la main à partir de la soumission, les erreurs se glissent : une quantité oubliée, un extra pas facturé, une taxe mal calculée.
Oublier les extras. Le client a demandé d'ajouter le cabanon en cours de route ? Si ce n'est pas noté au dossier, ça risque de ne jamais être facturé.
Ne pas relancer. Une facture vue, mais pas payée, mérite un rappel poli après quelques jours. Sans système, on oublie.
Rendre le paiement compliqué. Si le seul moyen de vous payer est un chèque par la poste, attendez-vous à attendre.
Comment vous faire payer plus vite
Envoyez la facture le jour même de la fin des travaux, pendant que le client voit encore le résultat. Ajoutez un lien de paiement en ligne pour qu'il puisse payer par carte en deux clics. Et faites un suivi systématique des factures ouvertes, mais non payées.
Pour aller plus loin sur la relation avec vos clients, notre article sur le CRM pour entrepreneurs explique comment ne plus rien échapper entre la soumission et le paiement.
Facturer en quelques clics avec PlanOps
Dans PlanOps, la facture se crée directement à partir de la soumission acceptée, que vous l'ayez préparée avec la mesure à distance ou non. Votre licence RBQ, vos numéros de taxes, votre logo et le dépôt reçu y sont déjà. Les extras ajoutés au projet s'ajoutent à la facture. Et vos conditions, comme votre document de garantie, sont intégrées une fois pour toutes à votre gabarit de soumission : le client les voit et les accepte en signant.
Vous l'envoyez par courriel, vous êtes averti quand le client l'ouvre, et il peut payer par carte avec le lien inclus. La facture se synchronise ensuite avec QuickBooks pour votre comptable. Et pour les relances, vous pouvez simplement demander à Chloé, l'assistante IA intégrée, d'envoyer un texto de suivi aux clients qui ont vu leur facture, mais ne l'ont pas encore payée.
Plus de 350 entreprises utilisent PlanOps. Pendant l'onboarding, notre équipe au Québec configure avec vous vos gabarits de soumission et de facture, vos numéros de taxes et votre licence RBQ.
Questions fréquentes
Est-ce obligatoire d'inscrire ma licence RBQ sur mes factures ?
Oui. La RBQ exige que le numéro de licence apparaisse sur les estimations, soumissions, contrats, états de compte et factures. Les membres de la CMEQ et de la CMMTQ font exception.
Comment calculer la TPS et la TVQ sur une facture ?
Multipliez le montant avant taxes par 5 % pour la TPS et par 9,975 % pour la TVQ. Les deux se calculent sur le même montant de départ. Au total, les taxes représentent 14,975 % du sous-total.
Quelle est la différence entre une soumission et une facture ?
La soumission est un prix proposé avant les travaux. La facture est la demande de paiement une fois les travaux faits, ou une étape complétée. Idéalement, la facture découle directement de la soumission acceptée, avec les extras ajoutés.
Quelle est la différence entre une soumission et une facture ?
La soumission est un prix proposé avant les travaux. La facture est la demande de paiement une fois les travaux faits, ou une étape complétée. Idéalement, la facture découle directement de la soumission acceptée, avec les extras ajoutés.
Quelles conditions mettre dans une soumission ?
Au minimum : le dépôt et s'il est remboursable, les frais si le client change d'idée après la commande des matériaux, la façon de gérer les extras, les délais liés à la météo, la garantie et les modalités de paiement. Ce qui est écrit et signé avant les travaux évite les discussions au moment de la facture.
Dois-je facturer les taxes si je suis un petit fournisseur ?
Non, si vous n'êtes pas inscrit aux fichiers de la TPS et de la TVQ. Mais une fois inscrit, vous devez les facturer sur toutes vos ventes taxables.
Combien de temps devrait-on donner au client pour payer ?
C'est à vous de le fixer et de l'écrire sur la facture. Pour les particuliers, plusieurs entrepreneurs demandent le paiement à la réception. Pour les clients commerciaux, 30 jours est courant.
Combien de temps devrait-on donner au client pour payer ?
C'est à vous de le fixer et de l'écrire sur la facture. Pour les particuliers, plusieurs entrepreneurs demandent le paiement à la réception. Pour les clients commerciaux, 30 jours est courant.
